Ein professionelles Event lebt von tausend Details: Von der ersten Idee über Budget, Location und Technik bis hin zu Gästemanagement, Ablaufregie und Nachbereitung. Dieses Glossar Eventmanagement erklärt zentrale Begriffe aus der Eventbranche – kompakt, verständlich und praxisnah. Ideal, wenn Sie intern abstimmen, Angebote vergleichen oder mit Dienstleistern effizient kommunizieren möchten.
Ablaufplan (Run of Show) – Detaillierte Zeit- und Regieplanung eines Events inkl. Programmpunkten, Zuständigkeiten und Timing.
Akkreditierung – Registrierung und Zutrittskontrolle, oft mit Badges, QR-Codes oder Listen.
Aufbau (Setup) – Logistische und technische Vorbereitung vor Eventstart (Bühne, Möbel, Technik, Branding).
Awareness-Konzept – Maßnahmen für respektvolles Miteinander, Prävention von Übergriffen und klare Anlaufstellen.
Backstage – Bereich hinter der Bühne für Künstler, Speaker, Crew und Technik (nicht öffentlich).
Badges – Namensschilder/Teilnehmerausweise, häufig mit Rollenkennzeichnung (VIP, Presse, Crew).
Branding – Sichtbare Markeninszenierung: Signage, Bühne, Screens, Give-aways, CI-konforme Gestaltung.
Briefing – Klare Aufgaben- und Zielbeschreibung an Teams/Dienstleister (inkl. Timings, Erwartungen, Do’s & Don’ts).
Budgetplan – Kostenübersicht mit Positionen, Puffer, Fixkosten/Variablen und Freigabeprozessen.
Catering – Speisen/Getränke-Konzept inkl. Mengenplanung, Allergene, Ablauf, Personal und Logistik.
Change Request – Offizielle Änderungsanforderung im Projekt (Leistung, Timing, Kosten) inkl. Dokumentation.
Check-in – Einlassprozess vor Ort (Scanner, Listen, QR/Barcode, Badge-Druck, Gästeservice).
Closing – Geplanter Abschluss eines Events (Finale, Dank, Ausblick, Call-to-Action).
Crew Call – Zeitpunkt, zu dem Team/Dienstleister spätestens vor Ort sein müssen.
Deko-Konzept – Gestaltung von Raum, Tischen, Bühne, Blumen, Lichtstimmung, Themenwelten.
Dienstleisterkoordination – Abstimmung von Gewerken (Technik, Catering, Sicherheit, Hostessen etc.).
Door Management – Steuerung am Eingang: Einlass, Warteschlangen, Kapazitäten, Tickettypen, VIP-Lines.
Dry Run – Testdurchlauf wichtiger Programmpunkte oder Technikabläufe (z. B. Keynote, Show, Einspieler).
Drehgenehmigung – Erlaubnis für Foto/Videoaufnahmen (Ort, Rechte, Datenschutz, Zustimmungen).
Eventkonzept – Leitidee mit Zielen, Zielgruppe, Dramaturgie, Touchpoints und Umsetzungsvorschlag.
Eventregie – Steuerung des Live-Ablaufs: Cueing, Timings, Kommunikation mit Technik und Bühne.
Eventtechnik – Audio, Licht, Video, Streaming, Strom, Netzwerk – inkl. Planung und Betrieb.
Einlassmanagement – Gesamtheit aller Prozesse vom Ticket bis zur Zutrittskontrolle.
Evaluation – Auswertung von KPIs, Feedback, Budget und Learnings nach dem Event.
Feuerpolizei/Brandschutz – Vorgaben zu Fluchtwegen, Feuerlöscher, Pyrotechnik, Bestuhlungsplänen etc.
Floorplan (Saalplan) – Maßstäblicher Plan mit Bestuhlung, Bühnen, Wegen, Stationen, Technikflächen.
Follow-up – Nachfasskommunikation: Danke-Mail, Unterlagen, Fotos, Leads, Umfrage, Angebote.
Fotorechte – Nutzungsrechte und Freigaben für Bildmaterial (intern, PR, Social Media, Werbung).
Fundraising – Mittelbeschaffung (Sponsoren, Spenden, Tickets, Auktionen) für gemeinnützige Events.
Gästemanagement – Einladungen, RSVP, Segmentierung, Sitzplätze, Sonderwünsche, Kommunikation.
Gewerke – Fachbereiche/Dienstleister (z. B. Ton, Licht, Bühne, Catering, Security).
Genehmigungen – Offizielle Bewilligungen (öffentlicher Raum, Lärm, Ausschank, Aufbau, Verkehr).
Give-aways – Werbemittel/Geschenke zur Erinnerung und Markenbindung.
Green Event – Nachhaltige Umsetzung (Anreise, Mehrweg, regionales Catering, Abfall, Energie, CO₂).
Hausordnung – Regeln der Location (Zutritt, Lärm, Sicherheit, Haftung, Zeiten).
Hospitality – Betreuung von VIPs, Speakern, Künstlern: Transfers, Catering, Lounges, Ansprechpartner.
Hostessen/Hosts – Empfang, Akkreditierung, Wegweisung, VIP-Betreuung, Service.
Hybrid Event – Kombination aus Präsenz und Online-Teilnahme (Streaming, Interaktion, Content).
Holding Area – Wartebereich für Programmbeteiligte kurz vor Auftritt/Slot.
Infopoint – Anlaufstelle für Gäste vor Ort (Programm, Orientierung, Notfälle, Lost & Found).
Interaktion – Einbindung des Publikums (Live-Voting, Q&A, Gamification, Networking).
Invitations (Einladungskonzept) – Stil, Kanal und Timing der Einladungen inkl. Reminder-Strecke.
Incident Report – Dokumentation von Vorfällen (Sicherheit, Technik, Medizin, Konflikte).
Incentive – Belohnungs- oder Motivationsreise/Veranstaltung für Teams/Partner.
Journey (Customer/Guest Journey) – Geplanter Weg der Gäste von Einladung bis Nachkommunikation.
Job-Rollenplan – Übersicht, wer wann wofür verantwortlich ist (inkl. Vertretungen).
Jingle/Audio-Branding – Markentöne für Opener/Closer, Einspieler oder Bühnenwechsel.
Just-in-time-Delivery – Zeitgenaue Anlieferung zur Vermeidung von Stau/Flächenproblemen.
Kalkulation – Kostenrechnung inkl. Stundensätzen, Material, Fremdleistungen und Risikoaufschlägen.
Kapazität – Maximale Personenzahl (Location, Bestuhlung, Behördenauflagen).
Kommunikationsplan – Zeitplan für Save-the-Date, Einladung, Reminder, Infos, Follow-up.
KPI – Messgrößen wie Anmeldungen, Show-up-Rate, Leads, Zufriedenheit, Reichweite.
Künstler-/Speaker-Handling – Betreuung, Technikrider, Briefing, Timings, Hospitality.
Last Mile – Letzte Meter der Logistik: Anlieferung, Zugang, Lift, Ladezonen, Timing.
Lead Management – Erfassung und Nachverfolgung von Kontakten (Messen, B2B-Events).
Lichtkonzept – Stimmung, Sichtbarkeit, Showlicht, Wegeführung, Sicherheitslicht.
Load-in/Load-out – Rein-/Rausbringen von Material, inkl. Zeitfenster und Zugängen.
Location Scouting – Suche/Bewertung von Veranstaltungsorten nach Kriterien (Kapazität, Technik, Anreise).
Meeting-Format – Art des Events: Kongress, Gala, Workshop, Roadshow, Festival etc.
Moderation – Professionelle Leitung des Programms, Übergänge, Publikumseinbindung.
Moodboard – Visuelle Stil- und Atmosphärenreferenz für Deko, Branding, Licht, Bühne.
Multichannel-Marketing – Bewerbung über mehrere Kanäle (Social, Mail, PR, Ads, Partner).
Messebau – Planung und Umsetzung von Ständen, Brandflächen und Ausstellungsarchitektur.
Nachhaltigkeitsbericht – Dokumentation von Maßnahmen und Ergebnissen (Abfall, Anreise, CO₂).
Namensliste (Guest List) – Teilnehmerübersicht inkl. Status (eingeladen, zugesagt, eingecheckt).
Networking – Geplante Begegnungen: Formate, Tools, Matchmaking, Pausendesign.
No-Show-Rate – Anteil angemeldeter Personen, die nicht erscheinen; wichtig für Planung und KPIs.
Notfallplan – Vorgehen bei Brand, Unwetter, medizinischen Notfällen, Evakuierung, Kommunikationskette.
Onboarding (Gäste/Teams) – Vorbereitung durch Infos, Ablauf, Dresscode, Anreise, Ansprechpartner.
Onsite-Team – Team vor Ort für Regie, Gästeservice, Technik, Logistik, Kommunikation.
Opener – Auftaktmoment (Show, Video, Keynote), der Stimmung und Erwartung setzt.
Orga-Leitfaden – Zentrales Dokument mit Prozessen, Kontakten, Timings, Plänen.
Participant Experience – Gesamterlebnis der Teilnehmenden (Flow, Service, Inhalte, Atmosphäre).
Personalplanung – Bedarf, Schichten, Briefings, Pausen, Verantwortlichkeiten.
Pressearbeit (PR) – Medienansprache, Presseaussendung, Akkreditierung, Presseecke, O-Töne.
Produktion – Umsetzung aller Gewerke: Technik, Bühne, Branding, Ablaufregie, Logistik.
Projektplan – Zeit- und Aufgabenplan mit Meilensteinen, Abhängigkeiten und Deadlines.
Qualitätsmanagement – Standards, Checks und Abnahmen (Technikcheck, Cateringcheck, Ablaufcheck).
Queue Management – Steuerung von Warteschlangen (Zonen, Slots, Beschilderung, Personal).
QR-Code-Ticketing – Digitale Tickets via QR für schnellen Einlass und Tracking.
Quick Wins – Kleine Maßnahmen mit großer Wirkung (z. B. zusätzliche Beschilderung, extra Hosts, Info-SMS).
Rider (Technikrider) – Anforderungen von Künstlern/Speakern (Ton, Licht, Bühne, Mikrofone).
Risk Assessment – Risikoanalyse zu Sicherheit, Wetter, Technik, Crowd, Gesundheit.
Run Sheet – Kurzversion des Ablaufplans, oft für Bühne/Regie in kompaktem Format.
RSVP – Rückmeldung zur Teilnahme (Zusagen, Absagen, Gästeanzahl, Sonderwünsche).
Rechteklärung – Klärung von Musik-, Bild-, Marken- und Nutzungsrechten.
Sicherheitskonzept – Security, Fluchtwege, Crowd Control, Notfallketten, Zugangssysteme.
Site Visit – Besichtigung vor Ort zur Prüfung von Wegen, Flächen, Anschlüssen und Logistik.
Sponsoring – Partnerleistungen gegen Gegenleistungen (Branding, Slots, Standfläche, Content).
Stage Management – Bühnenorganisation: Auf- und Abgänge, Timings, Mikrofone, Requisiten.
Storytelling – Dramaturgische Erzählstruktur, die Inhalte emotional und merkbar macht.
Technikprobe – Test von Ton/Licht/Video inkl. Einspielern und Sprecher-Mikrofonen.
Teilnehmersegmentierung – Zielgruppenaufteilung (VIP, Kunden, Presse, intern) für Kommunikation/Services.
Ticketing – Verkauf/Verwaltung von Tickets inkl. Kategorien, Preise, Kontingente, Refunds.
Timing – Zeitmanagement im Ablauf und in der Regie, inkl. Puffer und Entscheidungslogik.
Toolstack – Gesamtheit eingesetzter Tools: Einladungsmanagement, Check-in, CRM, Mail, Analytics.
Umfrage (Feedback) – Erhebung von Zufriedenheit und Verbesserungspotenzial nach dem Event.
Unwetterplan – Alternativen bei Wetterrisiko (Zelte, Indoor-Backup, Verschiebung, Kommunikation).
Unternehmens-Event – Eventformate für Firmen: Kunden, Mitarbeitende, Produkte, Jubiläen, Employer Branding.
Usability (Event-Website) – Nutzerfreundlichkeit von Anmeldung, Infos und mobile Darstellung.
Venue – Veranstaltungsort inkl. Infrastruktur, Flächen, Regeln, Technik, Auflagen.
VIP-Handling – Einlass, Lounge, Sitzplätze, Betreuung, Security, diskrete Abläufe.
Verkehrslenkung – Parken, Anrainer, Shuttle, Beschilderung, Auf- und Abbauverkehr.
Verträge – Vereinbarungen mit Location/Dienstleistern (Leistung, Haftung, Storno, Zahlungsplan).
Video-Content – Clips für Bühne, Social Media, Recap, Livestream, Aftermovie.
Wegweisung (Signage) – Beschilderung zur Orientierung (Eingang, Registrierung, Toiletten, Räume).
Worst-Case-Szenario – Gedankliche Vorbereitung auf kritische Fälle (Evakuierung, Technik-Ausfall, Sturm).
Workflow – Definierte Abfolge von Aufgaben und Freigaben im Projekt.
Welcome Desk – Empfangsbereich für Check-in, Fragen, Badges, Programm.
XLR – Standardanschluss in der Audiotechnik (professionelle Mikrofon-/Line-Verbindungen).
X-Stage (Cross-Stage) – Begriff für Bühnenquerung/Wechselwege, wichtig für Bühnenlogistik und Sicherheit.
X-Factor – Der „Wow“-Moment im Konzept, der das Event unverwechselbar macht.
Yearly Planning – Jahresplanung von Eventserien (Budget, Ressourcen, Themen, Timings).
Yield Management – Steuerung von Ticketpreisen/Kontingenten je nach Nachfrage.
Your Branding Moments – Geplante Markenkontakte (Check-in, Bühne, Fotowand, Give-aways, Content).
Yard/Backlot – Außenflächen für Anlieferung, Lager, Technik, Catering-Backoffice.
Zielgruppe – Kernentscheidung für Konzept, Content, Tonalität, Kanal und Timing.
Zulassungen – Behördliche Freigaben (Bau, Betrieb, Lärm, Ausschank, Sicherheit).
Zutrittskontrolle – Kontrolle von Tickets, Berechtigungen und Bereichen (Bänder, Badges, Scanner).
Zeitfensterplanung – Slots für Einlass, Anlieferung, Programmpunkte zur Entzerrung.
Zufriedenheitswert – Ergebnis aus Feedback/Umfragen als KPI für Qualität und Wiederbesuch.
1) Was ist Eventmanagement?
Eventmanagement umfasst die Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen – inklusive Budget, Ablauf, Dienstleister, Technik und Gästebetreuung.
2) Für wen ist ein Glossar im Eventmanagement hilfreich?
Für Auftraggeber, Marketing- und HR-Teams, Projektleitungen, Agenturen sowie alle, die Angebote, Abläufe und Fachbegriffe schneller vergleichen und abstimmen möchten.
3) Was bedeutet „Run of Show“ im Eventmanagement?
Der „Run of Show“ ist der detaillierte Ablaufplan eines Events mit Uhrzeiten, Programmpunkten, Verantwortlichkeiten und Regie-Cues.
4) Was ist der Unterschied zwischen Ablaufplan und Regieplan?
Der Ablaufplan zeigt Timings und Programmpunkte. Der Regieplan geht tiefer: inklusive Technik-Cues, Bühnenwegen, Einspielern und Live-Kommunikation.
5) Was bedeutet RSVP?
RSVP ist die Rückmeldung zur Teilnahme (Zu-/Absage, Personenanzahl, ggf. Sonderwünsche) und eine Basis für Planung und Kapazitäten.
6) Was gehört zu einem professionellen Gästemanagement?
Einladung, RSVP-Strecke, Segmentierung (VIP, Presse, Team), Infos zur Anreise, Check-in-Prozess, Betreuung vor Ort und Follow-up nach der Veranstaltung.
7) Was ist ein Technikrider?
Ein Technikrider listet technische Anforderungen (Ton, Licht, Video, Bühne, Mikrofone, Anschlüsse), damit die Produktion reibungslos funktioniert.
8) Was ist der wichtigste KPI bei Events?
Das hängt vom Ziel ab: z. B. Show-up-Rate, Leads, Zufriedenheit, Reichweite, Verweildauer oder Ticketumsatz. Entscheidend ist, KPIs vorab klar zu definieren.
9) Was versteht man unter „No-Show-Rate“?
Das ist der Anteil angemeldeter Personen, die nicht erscheinen – wichtig für Catering-Mengen, Sitzplätze, Personal und Kostenplanung.
10) Was bedeutet „Green Event“?
Ein Green Event setzt auf Nachhaltigkeit: z. B. regionale Partner, Mehrweg, Abfallreduktion, energieeffiziente Technik und optimierte Anreise.
11) Warum sind Genehmigungen im Eventmanagement so wichtig?
Je nach Event braucht es Auflagen zu Sicherheit, Lärm, Ausschank, Verkehr, Aufbau oder Nutzung öffentlicher Flächen. Frühzeitige Klärung schützt vor Risiken.
12) Wie hilft eine Eventagentur bei der Umsetzung?
Eine Eventagentur koordiniert Konzept, Budget, Gewerke, Zeitplan, Produktion und Regie – damit Sie Planungssicherheit haben und das Event vor Ort funktioniert.